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04 Sep

Définition et avantages de la GED

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.

La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :

  • la création (selon des droits d’approbation définis),
  • l’archivage et le stockage,
  • le classement (constitution de dossiers),
  • l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
  • la recherche et la restitution,
  • le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).

Avantages de la GED :

  • Référentiel documentaire unique: chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n’y a plus de doublons.
  • Accès protégé et rapide: les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
  • Protection des documents: les documents sont protégés contre la perte, contre les accidents et malveillances.
  • Contrôle d’accès: l’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et sont enregistrés dans une journal d’activité (trace ou log).
  • Unicité des documents: plus de doublons ou triplons du même document, donc plus de confusion possible.
  • Gestion des versions: les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une parfaite de l’historique des modifications.
  • Journal d’activité: tous les événements et actions sont enregistrés dans un journal, offrant un ainsi un audit d’activité pour la qualité.
  • Standardisation: le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.
  • Informations fiableset à jour : du fait de l’unicité des données et de la garantie de toujours disposer de la dernière version à jour ou applicable.